在宏基城通（集团）公司2016年办公室和人力资源
负责人座谈会上的交流发言材料
姜玉亮
（2016年9月20日）
各位远道而来的同仁们,下午好：今天，我们把各位请到北京来，开这样一个座谈会（可以说大家是百忙之中、有的是身兼数职、是多面手，来参加这次座谈会），实质性内容就是如何做好办公室和人力资源这项工作，想听一听大家的想法、看法，交流各自工作中的亮点、好的做法，还存在那些不足以及对总公司办公室和人力资源方面的工作有那些具体要求，这就是我们这次座谈会的中心议题。
上午，听取了各单位的交流发言，还是不错的，发言很热烈，讨论能够切入主题，各抒己见，实事求是地提出了工作中存在的问题、不足和缺项，并就如何规范和加强办公室及人力资源这两项工作提出了意见和建议。按照《通知》的要求，材料准备也很充分，达到了座谈会的整体要求。
按照这次座谈会的安排，由我和大家一起学习讨论办公室及人力资源工作具体的一些实务[我对这一块工作也是才接触，原来在徐矿集团多少接触到一点，但很不，在座的各位在办公室和人力资源岗位工作多年，工作上积累了不少经验，在这里我们一起交流。我感觉让我来讲这一块有点班门弄斧，说得不正确、不合理的地方请在座的各位批评指正]。我主要讲以下四个方面：
**方面：如何做好办公室和人力资源这两项工作。
办公室和人力资源是一个综合性较强的部门，起到承上启下、沟通内外、协调左右、联系各方的纽带作用，可以说工作千头万绪、纷繁复杂。因此办公室、人力资源的工作水平和质量直接影响整个公司的正常运转和工作开展。而办公室主任、人力资源部部长作为负责人对各项工作的开展起着关键性的作用。那么如何做好办公室和人力资源这两项工作，我认为应该要做到以下三点:
一、牢固树立办公室、人力资源部就是服务部、负责人就是服务员这样一种观点。实质性讲，我们办公室的工作就是为领导服务、为基层服务，人力资源的工作就是为职工服务。办公室的工作可以说是事无巨细（“巨”到什么成度：很多重要文件办公室要去起草、公司重大的会议要去安排、公司的信息平台要去维护等等；“细”到什么成度：客人的接待、行程的安排，甚至是订张飞机票、火车票，办公室的工作人员都要用心地去完成），如果哪一个环节出现差错，就会牵一发而动全身，影响全局的工作。比如：编发信息、传阅文件、呈办文件、拟草公文等等，这些看起来都是小事，但件件事关系全局，耽误了就是大事，就会影响工作 [我们公司曾经发生过文件未经领导审批就下发，虽然采取了补救措施但还是形成了一定的负面影响，这都是不按程序和工作不细心造成的]。所以，我们的机关部室要做好服务工作，我们的负责人要当好服务员，要让领导满意、基层满意、职工满意。我们的工作并不是什么高、尖、端领域，但要有高度的责任心和使命感。办公室和人力资源工作，**保持高度负责的精神、一丝不苟的态度、严谨细致的作风，认真对待和切实抓好每一项工作。
二、工作要有诚有意，也就是我们平时常说常用的诚意。对外要热诚，对来单位办事的人要热情接待、礼貌待人、文明办事，杜绝“门难进、脸难看，话难听、事难办”的现象，创建文明服务窗口，提升公司整体形象。对内要真诚，大家在一起共事相处 ,也是一种难得的缘分，要互相关心,互相尊重。办公室和人力资源的工作性质决定着接触外围环境比效复杂，接触到的人也比交多，要处理好其中的一些关系。[我们现在的公司负债经营比效突出，上门催款要钱的比效多，这就出现了矛盾，要与给的矛盾。在资金困难的情况下，我们如何处理这些问题，人来了我们要去接待，欠债还钱天经地义的事，没有钱我们要有话、有茶、有解释。可不能避而不见，一推了之，这是不文明的做法]。所以，我们要多联系、多商量、多协调、多沟通，坚持以诚待人、以理服人、以情感人。
三、工作要有紧迫感。要有强烈的时效观念和求真务实、雷厉风行的工作作风，做到遇事不推诿、不扯皮、不拖拉、不敷衍。立说立行，急事急办，特事特办，要事快办，按时按量、保质保效完成各项任务。要注重探索和把握办公室及人力资源工作的特点和规律，形成办事有效、运转协调、行为规范的工作机制。这一块，我要多讲几点：
（一）、我们现在处在高信息时代，沟通和联系已不成什么问题，有手机、电话、微信、QQ等，沟通很方便，一定要保持信息畅通。
(二）、要有时效观念，在座的都是做办公室或人力资源工作的，上传下达。对总公司下发的文件、通知、批复、新闻稿件、合同、协议、相关文书等要及时批转给领导。收到相关文书后要及时回复总公司：已收到！
（三）、需要回复和上报总公司的相关资料、数据、报表要严格按照总公司的时间要求、质量要求及时上报总公司。涉及到相关部门上报的，办公室要及时督促相关部门按时上报。[办公室上传下达工作大部分单位做得还是不错的，比如：忻州公司、吕梁公司；但有些单位做得是不到位的，时间观念不强，这里就不点名了。总公司下达通知要求上报的资料，总有那么一二家不能及时上报，影响和耽误公司的汇总。原因和理由都很充分：工作忙、事情多、领导还没有过目、月底还没有结账等等，有的很诚实也很干脆：忘记弄了。每个月的工程报表要求是5号前上报，都有那么一二家每月都会迟报]。从现在开始，从总公司开始，严格加强考核，回去你们传达一下，只要被发现不按时上报资料的，年度内发现一次，网上通报批评；发现二次罚办公室和经办单位负责人每人100元；发现三次罚公司主要负责人及办公室和经办单位负责人500元，罚款直接现金交单位财务部门并报总公司核查。
**方面：人力资源和社会保障方面的工作。
我们公司目前**的短板有二块：一是资金不足，二是人员紧张，所以我们现在能很明显地看到一人多岗，身兼数职。今天来参加座谈会的有不少是关键性人物[前几天还有人向我请假，事务多走不开]，既做财务又做办公室又做人力资源，身兼数职可以说是个多面手。人的精力是有限的，人员一时紧张，我们可以顶一顶、替一替就过去啦，长时间紧张就会影响到整体的工作，这就涉及到人力资源优化配置问题。我们现在人力资源部的工作基本上都是兼职的，可能都没有设立人力资源这样的部门，都是由办公室来代管的。实质上说，人力资源是比较系统和的一个职能机构，对口**的上级是国家人力资源和社会保障部，具有很强的政策性、性、连续性和普遍性，涉及到千家万户和每个人的贴身利益。所以我们要高度重视人力资源和社会保障这项工作。就我们公司目前的实际情况，需要做好以下五个方面的工作：
（一）、招聘好、选择好公司所需人才，用其才干，尽其才能。
（二）、提高管理人员领导能力，充分发挥各单位、各部门现有人才优势。
（三）、向公司通报企业员工状况，做好员工信息和人才信息电子档案库，需要什么样的人才我们就可以从员工信息和人才信息电子档案库中去查找。[这一次在座的各位把员工信息登记表带过来了，相关证书也进行了复印，我们准备把它整理成总公司的人员信息电子档案。另外，各单位提供的**的通讯录，我们也要统一排版印刷好发下去]。
（四）、员工队伍的评估和培养，要多次举办培训班、学习班、研讨会、座谈会，培养员工的爱岗敬业精神，提高业务能力和技术水准。也要摸清单位员工的工作技能情况以及他们在目前工作岗位上的胜任情况。
（五）、要充分了解和吃透人力资源和社会保障方面的文件精神，尤其是涉及到公司和个人利益的，要把文件理解透。我们现在的社会保险由于区域不同，计算的标准也不尽一样，一定要把握好平均工资的上下限标准，把握好企业应该负担多少，个人应该负担多少，标准不能弄错。大部份单位的工资、效益奖励、职工福利等都是办公室或人力资源部负责做账，一定要按照总公司的文件执行，不得善自提高或者降低标准。
第三方面：如何做好企业宣传。
企业宣传是提升企业形象重要环节之一，从不同层面、用不同载体，做好企业宣传也是一门很深的学问。从目前总公司的情况来看，主要用以下平台来进行企业宣传 （一）、网络平台
通过访问www.hjctkjgs.com网络平台就能了解到宏基城通公司的基本情况。界面有若干个节点，主要有：网站首页、公司概况、新闻动态、核心业务、招投标项目、分子公司、企业文化、招聘英才、合作伙伴、联系我们等。通过这些节点，图文并茂来宣传我们的公司、我们的产品、我们的队伍、我们的、我们的业绩、我们的发展等。作为总公司要维护好、管理好、更新好网站平台，及时上传国家政策、行业动态、公司重大活动、重要会议、员工风彩等好的新闻素材。作为分子公司要有专人负责公司网络平台的操作，定期查看。及时捕捉好的新闻题材，及时发出报道。
（二）、通讯报道
去年下半年，总公司下发了京城通发[2015]30号关于各单位设立兼职通讯报道员的通知，通知从“具体要求、宣传报道程序、奖励”三个方面对通讯报道作了具体的要求，有数量上的要求，也有质量上的要求。从去年10月份开始，总公司从网站发出报道56篇，有总公司的报道，也有分子公司发来的报道。从不同层面，不同角度宣传了企业文化和企业精神，对基层涌现出来的好人好事、工作亮点、工作业绩进行了点赞报道，起到了很好的效果。从文件执行上看，差异很大，相比之下，做得比较好的单位有廊坊公司、平顶山公司、石家庄公司、开封公司。但很多单位量的要求未能达到。每个月要求二篇通讯报道，很多单位都没有做到。有个别单位可以说一篇都没有写，这里我也不点名，心里都是有数的，根本就是没有重视，没有放在心上。可以到网站上去看一看，查一查，那些单位写了，那些单位没有写，56篇报道有你单位几篇，一目了然的事。这是公司下的文件，是**去做的。在这里重申五条：
1、要求各单位办公室、兼职通讯报道员，认真负责公司网站的日常维护，注意公司网站的新动态。要求各单位每月提供两篇可以公开报道的新闻素材，只少要有一篇在公司网络平台上发表，这是任务。
2、稿件的内容主要为：公司组织的重大活动和发生的新闻事件、召开的重要会议、工作实践、员工风采、领导视察、工作随笔、思想感悟等可以公开报道的内容。
3、对外宣传要严格遵守宣传工作的纪律和要求，既要保证宣传报道的真实性，又要注意相关信息的保密性。
4、各公司上报的报道材料以电子版的形式上传到总公司办公室，由总公司甄别筛选后上传到公司网站。
5、明年初，总公司将按照京城通发[2015]30号文件的要求，对2016年企业宣传工作进行总结和表彰。
（三）、宣传牌板和画册
公司宣传牌板和宣传手册主要是以牌板和画册的设计制作通过上墙或者印刷成精制的画册来宣传企业的形象，这也是很重要的一个宣传工具[我们考察有些单位都看到这种宣传形式，有图板、LOGO墙体、岗位责任制牌板、宣传手册等]。它的特点就是形象生动，立竿见影，我们可以利用这些方法来做一下企业宣传，提升公司整体形象。
第四方面：如何规范书写文件、纪要、请示、报告。
这应该是办公室文秘的主要工作，有一定的要求，我也是个外行，也说不好这些。因为文种的不同，书写要求不同，形文格式也不同。所以，我们不可能很地来说这一块，但作为办公室负责人要掌握一些基本要领。
目前，我们公司常用的文种有文件、纪要、请示或申请、报告、总结等。全资和控股公司设立股东会、董事会、监事会的还会涉及到决议、章程、变更等相关文书资料。通过我们平时工作上的接触了解和处理各单位上报的相关文书资料来看，文件、文书资料处理比较规范的单位有：漯河公司、运城公司、忻州公司，这三个公司可以说是标准格式。有文件头、文件号、签发、标题、印章、请示时间、主题词、行文部门、校对打印等文件的要素很齐全。个别公司上报的文书资料过于简单，请示和报告不分，主题不明确[直接就二个字，请示！请示什么，不明确，有的标题直接就“请示报告”，又是请示又是报告连在一起]、格式不规范，有些单位对于上报的事项主要领导不签字、不盖公章就上报，这都是一些存在的问题，以后在工作当中要改正。另外，办公室主任要多留意公司网站，多留意公司公共邮箱，每天坚持看一遍，及时掌握公司新闻动态。公司随时都可能下发文件、批复、通知等，要及时处理和回复。
因为申请、请示、报告这样的文种用得比效多，也容易混淆，在公文处理时，经常能够看到请示与报告不分的现象，其实请示与报告是两种性质完全不同的文种[在这里我们一起学习一下，以后碰到这 样的文种要特别留心注意]。
关于“请示”与“报告”的含义，《国家行政机关公文处理办法》和《机关公文处理条例》都有明确的规定：请示，适用于向上级机关请求指示、批准；报告，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。二者不能混为一谈。
请示与报告都属于上行文，都具有反映情况、提出建议的功能，但也有其明显的不同：
1．内容要求不同。请示的内容要求一文一事；报告的内容可一文一事也可一文多事。
2．侧重点不同。请示属于请示性公文，侧重于提出司题和请求指示、批准；报告属于陈述性公文，侧重于汇报工作，陈述意见或者建议。
3．行文目的不同。请示的目的是请求上级机关批准某项工作或者解决某个问题；报告的目的是让上级机关了解下情，掌握情况，便于及时指导。
4．行文时间不同。请示**事前行文；报告可以在事后或者事情发展过程中行文。
5．报送要求不同。请示一般只写一个主送机关；受双重领导的单位报其上级机关的请示，应根据请示内容注明主报机关和抄报机关，主报机关负责答复请示事项；报告可以报送一个或多个上级机关。
6．篇幅不同。请示一般都比较简短；报告的内容涉及面较为广泛，篇幅一般较长。
7．标题写作不同。一般来讲请示的标题中不写报告二字，就是x x x关于x x x x x x的请示；报告的标题中不写请示二字，就是x x x关于x x x xx x的报告。
8．结束用语不同。请示的结尾一般用“妥否，请批示”或“特此请示，请予批准”等形式，请示的结束用语**明确表明需要上级机关回复的迫切要求；报告的结尾多用“特此报告”等形式，一般不写需要上级**予以答复的词语。
9．处理结果不同。请示属于“办件”，指上级机关应对请示类公文及时予以批复；报告属于“阅件”，对报告类公文上级机关一般以批转形式予以答复，但也没必要件件予以答复。
关于如何规范书写文件、纪要、请示、报告就说这么多，会后我们将根据《国家行政机关公文处理办法》和《机关公文处理条例》，结合公司实际情况，起草下发《关于进一步规范公文处理工作的通知》，同时下发相关范本，供各公司参考使用，使公司文件处理达到规范和统一。
利用座谈会四十五分钟的时间和大家一起学习讨论办公室和人力资源工作中的一些具体事务，由于我接手这一块工作时间不长，加上自己的能力有限，平时工作中可能会出现一些过错，希望大家能够批评指正，提出好的建议。我们办公室和人力资源的工作是一个整体，大家共同努力，互相支持，互相帮助，把办公室和人力资源工作做得更好，让股东满意、让公司领导满意、让基层满意、让职工满意。
谢谢大家！